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Bis 2022 sollen deutsche Behörden so weit digitalisiert sein, dass zahlreiche Verwaltungsleistungen über einen Portalverbund online verfügbar sind – so will es das Onlinezugangsgesetz (OZG). Dieser Kraftakt startet mit der internen digitalen Umstrukturierung der Verwaltungen und soll Deutschland im internationalen Vergleich voranbringen. Denn beim Thema Digitalisierung liegt die deutsche Verwaltung im Index für die digitale Wirtschaft und Gesellschaft (DESI) der EU-Kommission derzeit nur auf Platz 21 unter allen EU-Staaten und Großbritannien.
Das Lübecker Software- und Beratungsunternehmen MACH AG bietet die notwendige technische und systemische Dienstleistung und versteht sich als Treiber für digitale Prozesse in deutschen Verwaltungen: „Deutschland muss den im Zuge der Corona-Pandemie eingeleiteten Weg konsequent weiterverfolgen, um sich für eine Zukunft zu rüsten, die bereits begonnen hat“, sagt Rolf Sahre, Vorstandsvorsitzender der MACH AG. „Themen wie die Umsetzung des OZG, die Digitalisierung der behördeninternen Prozesse und die Modernisierung von Finanzsystemen bilden eine zentrale Basis für das Betriebssystem unseres Landes.“
Deutschland muss den im Zuge der Pandemie eingeleiteten Weg nun konsequent weiterverfolgen, um sich für eine Zukunft zu rüsten, die bereits begonnen hat.
Seit mehr als 20 Jahren zählt das Paul-Ehrlich-Institut (PEI) zu den Kunden der MACH AG. Das Bundesinstitut für Impfstoffe und biomedizinische Arzneimittel in Langen ist unter anderem für die Zulassung von Impfstoffen in Deutschland zuständig. Im letzten Jahr beauftragte das Institut die MACH AG mit einem Softwareprojekt, einschließlich der Einführung einer neuen Finanzdatenbank.
Ab Anfang 2022 soll der gesamte Finanz- und Personalbereich des Instituts von der neuen Software-Technologie der MACH AG gesteuert werden. Entstehen wird ein System, das Verwaltungsabläufe beschleunigt, Bestellungen und Rechnungsbearbeitungen vereinfacht sowie Datenredundanzen vermeidet. Zugleich bietet es neue Auswertungsmöglichkeiten für Finanz- und Personaldaten, erleichtert Budgetfreigaben und ermöglicht transparenten Zugriff auf Bestell- und Rechnungsdaten, so dass viele der im PEI anfallenden Aufgaben effizienter erledigt werden können.
Die Kooperation mit dem PEI bringt dabei besondere Herausforderungen mit sich: „Die Datensensibilität ist groß, denn als Bundesbehörde arbeitet das PEI im Informationsverbund Berlin-Bonn (IVBB), einem streng geschützten, von außen unzugänglichen Bereich“, sagt Jonas Edler, Senior-Vertriebsberater bei der MACH AG. Früher waren die Mitarbeitenden der MACH AG bei Projekten dieser Größenordnung zudem viel vor Ort. Inzwischen arbeiten sie jedoch aufgrund der Coronapandemie remote.
Wir betrachten in einem frühen Stadium, welche Funktionen notwendig sind, um die Anwendung möglichst leicht und zügig bedienbar zu gestalten.
Die zentrale Frage für die MACH AG lautet: Wie kann der Wechsel zu einer neuen IT-Struktur in einer solchen Behörde anwenderfreundlich und einfach vollzogen werden? „Wir betrachten in einem frühen Stadium, welche Funktionen notwendig sind, um die Anwendung möglichst leicht und zügig bedienbar zu gestalten, zum Beispiel, indem wir unnötige und veraltete interne Prozessschritte identifizieren und ausschließen“, sagt Edler. „Dabei helfen uns diejenigen, die am Ende tatsächlich mit dem System arbeiten.“ Das Ziel der MACH AG: Auch Anwendungen, die User:innen nur gelegentlich nutzen, sollen selbsterklärend funktionieren.
Die Zusammenarbeit mit dem Paul-Ehrlich-Institut ist nur eine von vielen, die die MACH AG in den mehr als 35 Jahren ihres Bestehens etabliert hat. Seit der Gründung in einer Scheune in Haffkrug an der Ostseeküste ist das Unternehmen stetig gewachsen – allein in den letzten vier Jahren haben sich Umsatz und Mitarbeiterzahl verdoppelt. In Schleswig-Holstein leben rund 50 Prozent der Bürger:innen in Kommunen, die auf Lösungen der MACH AG setzen. Darüber hinaus werden mehr als die Hälfte aller Auszahlungen von Bundesbehörden über die Finanzsysteme der MACH AG abgewickelt. Damit gehört das Unternehmen zu den größten Anbietern im Bereich der Finanzverwaltung auf Bundesebene. Insgesamt arbeiten mehr als 100.000 Nutzer:innen in Bundes- und Landesbehörden, Kommunen, Kirchenverwaltungen, Lehr- und Forschungseinrichtungen sowie Nicht-Regierungsorganisationen mit Software-Lösungen der MACH AG.
Am Unternehmenssitz in Lübeck sowie in der gesamten „Bay Area“ vor der Travemündung profitiert die MACH AG von optimalen Voraussetzungen, um Trends zu verfolgen und in Zusammenarbeit mit Partnern für die öffentliche Verwaltung nutzbar zu machen. So hat das Unternehmen gemeinsam mit der Universität in der Hansestadt das „Joint Innovation Lab“ ins Leben gerufen, eine wissenschaftlich und praktisch fundierte Plattform, die Innovationen in der Verwaltung zum Nutzen der Mitarbeiter:innen in den Behörden sowie aller Bürger:innen fördert. Dank Projekten wie diesem verwandelt sich die Region immer mehr in einen intelligent vernetzten urbanen Raum, in dem Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung eng zusammenarbeiten und sich gemeinsam weiterentwickeln. Diese Faktoren sind es auch, die neben der hohen Lebensqualität immer mehr Talente der Branche nach Schleswig-Holstein locken.